Jak zwiększyć skuteczność przygotowywanych ofert handlowych?

Oferta handlowa jest wizytówką Twojej firmy. To od niej zależy, czy klient bądź kontrahent zdecyduje się skorzystać z Twoich usług lub dokonać zakupu. Dlatego w ofercie handlowej każdy detal ma znaczenie. Już teraz sprawdź, jak zrobić taką ofertę handlową, która będzie skuteczna i zwiększy zyski Twojego przedsiębiorstwa.

|Czym jest oferta handlowa

Zanim dowiesz się, jak przygotować ofertę handlową, która sprzedaje, cofnijmy się do istotnych podstaw, czyli do tego, czym w ogóle jest oferta handlowa.

Najpopularniejsza definicja wskazuje, że oferta handlowa to dokument, który jest propozycją, dotyczącą sprzedaży, czy też kupna towarów lub usług. Zawarte zostają w niej informacje o najważniejszych warunkach umowy przyszłej umowy kupna-sprzedaży.

Przy pomocy oferty sprzedażowej zdobędziesz nowe kontakty biznesowe, zachęcisz do zakupów lub do skorzystania z Twoich usług, zwiększysz zasięg swojej oferty produktowej oraz zwiększysz świadomość potencjalnego klienta na temat tego, co oferujesz i czym zajmuje się Twoja marka.

Zatem, jaka powinna być skuteczna oferta handlowa i co powinna uwzględniać?

• Gdy jest przygotowana indywidualnie pod potrzeby klienta.
• Gdy treść oferty handlowej jest zapisana prostym językiem korzyści, ale bez typowo marketingowych zwrotów.
• Gdy jest konkretna i ukazuje realne oraz możliwe korzyści dla klienta.
• Gdy został zawarty termin ważności oferty handlowej.
• Gdy jest estetyczna, a nawet interaktywna, co podnosi jej atrakcyjność.
• Gdy jest poparta dowodami i pozytywnymi referencjami.

|Najczęstsze problemy w procesie ofertowania

Zanim przejdziesz do tworzenia ofert handlowych, zapoznaj się z najczęstszymi problemami, na które napotyka wielu początkujących handlowców. Eliminując je, pozytywnie wpłyniesz na rezultaty przygotowanych przez Ciebie ofert.

1. Brak dostępu do ofert członków zespołu/działu na przestrzeni czasu

Członkowie zespołu lub działu powinni mieć na bieżąco dostęp do wzorów ofert handlowych. Rozwiązaniem tego problemu są narzędzia do umieszczania ofert handlowych w chmurze, a nie na dysku lokalnym komputera.

Poza tym często przedstawiciele handlowi nie mają dostępu do wcześniej stworzonych ofert handlowych oraz do ich statystyk. Przez to oferty handlowe nie są doskonalone, a tym samym nie zwiększa się ich konwersja.

2. Różne wzory ofert handlowych

Wizualna strona jest tak samo istotna, jak treść oferty. Dlatego bardzo ważne jest to, aby zadbać o jej estetykę oraz spójną identyfikację wizualną. Najlepiej też, aby każda oferta była przygotowywana przy wykorzystaniu tego samego wzoru, który gwarantuje największą efektywność. Wtedy też będzie spójna również z innymi dokumentami wydawanymi przez firmę. Szablon oferty handlowej pozwala również przygotować ją szybciej, jeżeli część slajdów jest już uzupełniona i nie trzeba tworzyć jej od zera.

3. Nieaktualne pozycje w ofercie

Sporym błędem jest to, jeśli w ofercie handlowej cennik lub niektóre pozycje są nieaktualne. Wprowadzając kontrahenta w błąd, sprawiasz, że traci on zaufanie do Twojej firmy i może zrezygnować z rozpoczęcia współpracy. Dlatego wzory ofert handlowych powinny zawierać zawsze aktualne pozycje. Każda oferta powinna też mieć zapisany termin ważności.

4. Długi czas przygotowania

Kolejnym problemem jest to, że oferta handlowa powstaje zbyt długo od kontaktu z klientem. Jeśli drogą telefoniczną czy też e-mailową klient wyraził wstępnie zainteresowanie Twoją ofertą, to powinieneś w ciągu maksymalnie kilku godzin wysłać ofertę handlową na e-maila.

Zbyt długie oczekiwanie sprawia, że zainteresowanie klienta słabnie, zapomina o rozmowie lub może w tym czasie zdecydować się na ofertę sprzedażową konkurencji. Żmudne przygotowywanie wzoru oferty w power point, by prezentowało się ono dobrze może zająć sporo czasu.

5. Follow up

Kontrahent czy klient potrzebuje przypomnienia o Twojej ofercie handlowej. Bez tego Twoja wiadomość czy katalog może zostać zapomniany, a sprzedaż nigdy nie zostanie zamknięta.

Dlatego wadą wielu działań handlowych jest brak follow up, czyli przypomnienia o wysłaniu oferty. Może mieć ona formę kontaktu telefonicznego lub wiadomości e-mailowej.

6. Brak danych o otwarciach

Skąd masz pewność, że przygotowałeś skuteczną ofertę handlową, jeśli nie analizujesz statystyk otwarć? Wiele osób twierdzi, że wystarczy wysłać e-maila i czekać. W takim przypadku skuteczność Twoich działań jest na niskim poziomie, więc nie oczekuj zbyt wysokich wyników sprzedażowych.

Mając dostęp do informacji na temat tego, ile osób otwarło ofertę, jak długo ją przeglądało, czy przesyłało dalej lub drukowało, sprawia, że możesz ją stale doskonalić. Dobra oferta handlowa jest stworzona na podstawie szczegółowej analizy i wyciąganiu wniosków z przeszłości.

 

|Elementy, które musi zawierać skuteczna prezentacja handlowa

Inaczej wygląda oferta handlowa dla klienta indywidualnego, a inaczej dla klienta biznesowego. Jednak niezależnie, czy pracujesz w modelu B2B lub też B2C. Tworząc skuteczne wzory powinieneś uwzględnić takie elementy oferty, jak:

• wstęp z informacją, do kogo kierowana jest oferta;
• informacje na temat firmy, takie jak nazwa firmy, adres, logo, informacje o dotychczasowych realizacjach, nazwy innych firm, z którymi nawiązano w przeszłości współpracę itd., wszystko to ma wpłynąć na zwiększenie wiarygodności i zaufania u klientów;
• dane handlowca – odbiorca oferty handlowej powinien uzyskać dane kontaktowe do przedstawiciela firmy, np. imię nazwisko, numer telefonu, adres e-mailowy;
• warunki finansowe – cennik i warunki płatności oraz sposób dostarczenia produktów lub usług również musi znaleźć się w ofercie handlowej;
• spis treści – ułatwiający poruszanie się w obrębie oferty;
• zakres oferty handlowej – cechy produktu lub usługi, specyfikacja;
• data ważności oferty;
• referencje od wcześniejszych zadowolonych klientów.

 

 

|Najczęściej wykorzystywane sposoby przedstawiania oferty handlowej – wady i zalety

• E-mail

Zaletą wysyłania oferty w treści maila jest to, że potencjalny klient może przejrzeć ją w dogodnym dla siebie momencie. W dodatku to w pełni darmowe rozwiązanie. Może to być czasochłonne zadanie, chyba że skorzystasz z narzędzi do automatyzacji. Kluczową rolę odgrywa tutaj wyróżniający się tytuł wiadomości.

Wadą jest też na pewno ryzyko trafienia oferty handlowej do SPAM-u lub przysypanie jej innymi wiadomościami.

• Prezentacje i PDF

Oferta handlowa w formie prezentacji czy pliku PDF jest czytelniejsza, a przy tym skuteczniejsza. Najważniejsze jest to, aby była przejrzysta oraz przedstawiała propozycje możliwe do zrealizowania. Prezentacja może być przedstawiana osobiście lub też wysłana przy pomocy poczty elektronicznej.

Ta metoda szczególnie wymaga monitorowania zachowań potencjalnych klientów. Bez tego nie dowiesz się, czy została zaprojektowana zgodnie z potrzebami klienta. Częstym błędem jest przygotowywanie zbyt długiej oferty PDF. Najlepiej, aby zawierała maksymalnie 6 stron. Samo wysłanie e-mailem takiej oferty handlowej to za mało, niezbędne jest przypominanie oraz mierzenie efektów.

• Ofertowanie w systemach CRM

Zaletą ofertowania przy pomocy CRM-u jest automatyzacja oraz zwiększenie produktywności pracowników. W krótszym czasie możesz przygotować i wysłać większą liczbę ofert online. Poza tym zyskujesz możliwość śledzenia zachować potencjalnych klientów w czasie rzeczywistym, analizowania zachowań konkretnego klienta oraz przypominania o umówionych wydarzeniach.

System CRM zapewnia dostęp do gotowych szablonów ofert handlowych oraz do tworzenia własnej bazy. Dzięki temu kolejne oferty handlowe będą powstawały szybciej, a przy tym staną się skuteczniejsze.

CRM to kosztowne rozwiązanie, zazwyczaj dostępne w formie abonamentu miesięcznego czy rocznego. W dodatku nie każdy CRM posiada dokładnie takie funkcje, których potrzebujesz. Często też są one zbyt zaawansowane.

• Dedykowane rozwiązania tworzone indywidualnie

Coraz popularniejsze jest też zamawianie dedykowanych narzędzi do tworzenia, wysyłania i monitorowania skuteczności ofert handlowych. Dzięki temu możesz zyskać narzędzie, które będzie zawierało dokładnie takie funkcje, jakich najbardziej potrzebujesz, by podnieść poziom swoich ofert. Do tego może zostać ona ciekawie przedstawiona, np. w sposób interaktywny, aby klient uzyskał szczegółową symulację, jakie koszty poniesie w zależności od tego, na jakie funkcjonalności się zdecyduje.

Na pewno wadą dedykowanego rozwiązania jest wysoki koszt stworzenia narzędzia. Warto wtedy wybrać ofertę, która wymaga jednorazowego kosztu, zamiast abonamentu, który w dłuższej perspektywie czasu zmusi do wydania wyższej kwoty.

Już teraz możesz nam zlecić stworzenie programu do tworzenia ofert handlowych, który spełni wszystkie Twoje oczekiwania.

 

 

 

 

|Narzędzia, które wspierają przygotowanie dobrej oferty handlowej

Podczas tworzenia ofert handlowej warto zautomatyzować swoją pracę oraz zwiększyć jej skuteczność, korzystając z gotowych narzędzi. Oto kilka dostępnych na rynku propozycji:

• Sellizer – to narzędzie do monitorowania, co dzieje się z wysłaną przez Ciebie ofertą handlową. Dowiesz się dzięki niemu, czy oferta została otwarta, jakie jej elementy wzbudziły największe zainteresowanie klienta, czy została przekazana dalej lub też wydrukowana itd. Narzędzie zawiera też moduł follow-up, gdzie wykorzystywany jest zautomatyzowany scenariusz wiadomości, przypominający o tym, aby klient zapoznał się z ofertą. Dostępne tutaj statystyki pozwalają na doskonalenie oferty handlowej i zwiększanie jej atrakcyjności.

• Docsend – to platforma do tworzenia i wysyłania dokumentów, można wykorzystać ją do stworzenia oferty sprzedażowej i wielu innych dokumentów. Łatwa w użyciu, umożliwia otrzymanie raportu o tym, ile osób odczytało ofertę handlową i ile czasu spędzili podczas jej przeglądania. Umożliwia integrację z Gmail-em.

• Pandadoc – narzędzie służy do tworzenia ofert, ale też różnych innych dokumentów, a następnie umieszczania ich w chmurze. Użytkownik otrzymuje dostęp do gotowych wzorów ofert handlowych, które można dostosować do swoich potrzeb. Doskonale sprawdzi się, gdy nad ofertą pracuje zespół pracowników, gdyż pozwala na pracę w tym samym czasie, na komentowaniu oraz przeglądaniu rejestru aktywności. Aplikacja umożliwia też dostęp do statystyk w czasie rzeczywistym, abyś mógł sprawdzić, czy oferta jest skuteczna.

• Proposify – to kolejne oprogramowanie wykorzystywane do tworzenia, wysyłania, podpisywania cyfrowego i analizowania wydajności ofert handlowych lub umów. Przedstawiciele handlowi docenią również możliwość tworzenia szablonów ofert, przechowywania ich w chmurze, przydzielania ról, nadawania innych członkom zespołu uprawnień itd.

• Better proposals – to kolejne narzędzie, które wykorzystywane jest przede wszystkim podczas tworzenia ofert handlowych. Udostępniono tutaj dla użytkowników bazę, składającą się z ok. 100 wzorów ofert handlowych, które można dowolnie edytować. Otrzymasz też informację, gdy Twoja oferta zostanie otwarta, podpisana czy też przekazana dalej. Dostępna jest również funkcja podpisu elektronicznego.

• Pipedrive – to narzędzie CRM, które służy do skutecznego zarządzania różnymi etapami sprzedaży. Poprawia organizację pracy oraz przypomina o ważnych działaniach, które mają się wydarzyć każdego dnia. Pomaga również w zarządzaniu lejkiem sprzedażowym. Dodatkowy moduł Smart Docs rozszerza funkcjonalność CRM o szablony ofert, które można uzupełnić i wysłać bezpośrednio z CRM. Moduł wysyła też powiadomienie, kiedy oferta jest otwarta i pozwala na ich elektroniczne podpisanie. Oferty udostępniane są jako plik pdf.

• Hubspot – to zaawansowana platforma CRM, którą możesz wykorzystać w trakcie sprzedaży, a nawet podczas obsługi klienta. Służy do efektywnej automatyzacji działań marketingowych. Zorganizujesz pracę i posortujesz oferty, a także możesz śledzić połączenia i wiadomości e-mailowe wymieniane z klientem.

• Salesforce – to popularne narzędzie CRM, które może być bardzo pomocnym wsparciem podczas obsługi sprzedaży. Wykorzystywane jest tutaj oprogramowanie w chmurze. Zwiększa produktywność poprzez automatyzację zadań, powiadomień, analizę wyników kampanii, integrację z Google itd.

   

|Podsumowanie, cechy i korzyści optymalnego rozwiązania

Tworzenie ofert handlowych jest procesem czasochłonnym i wymagającym ścisłej współpracy wielu członków zespołu. Przygotowanie skutecznej oferty sprzyja pozyskiwaniu lojalności klientów, a także ma realny wspływ na wzrost zysków przedsiębiorstwa. Warto zatem podczas pracy przy tworzeniu skutecznej oferty handlowej skorzystać z pomocy dedykowanych narzędzi. W ten sposób zyskasz wiele istotnych korzyści, takich jak:

• oszczędność czasu pracy handlowca,
• wyższa efektywność sprzedaży,
• poprawna kanalizacja kierunku pracy PH (skupianie się na faktycznie zainteresowanych klientach),
• większa liczba precyzyjnych danych dla managera,
• automatyzacja działań podnoszących efektywność pracy,
• spójne oferty i zawsze aktualne produkty,
• bezpieczeństwo danych handlowych.

Chcesz skorzystać z tych wszystkich korzyści? W takim razie już teraz wykorzystaj do swojej pracy program do tworzenia oferty handlowej.

Przestań tracić potencjalnych klientów i już teraz zleć nam stworzenie dedykowanej aplikacji do tworzenia, wysyłania oraz monitorowania ofert handlowych. Zyskaj wreszcie dokładnie takie narzędzie, jakiego potrzebujesz – intuicyjne, bez zbędnych funkcji i naprawdę zwiększające skuteczność podczas wysłania ofert sprzedażowych. To właśnie sekret, jak zwiększyć skuteczność przygotowywanych ofert handlowych.