Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że ważna wiadomość, którą wysłałeś, lub oczekiwane informacje od innych osób, wylądowały w folderze ze spamem? Jest to frustrujące i może prowadzić do utraty ważnych wiadomości biznesowych lub osobistych. Dlaczego więc maile wpadają do spamu? W tym artykule przyjrzymy się temu problemowi, omówimy główne przyczyny i przedstawimy skuteczne strategie, aby uniknąć tego niechcianego zjawiska.
Dzisiejszy świat komunikacji opiera się głównie na elektronicznej poczcie. Coraz więcej firm i osób korzysta z poczty elektronicznej jako podstawowego narzędzia do wymiany informacji. Jednak filtr antyspamowy, który chroni nas przed niechcianymi wiadomościami, często oznacza również niektóre prawidłowe maile jako spam. Dlaczego tak się dzieje?
- Natalia Obłój
- Od lat specjalizuję się w opracowywaniu skutecznych strategii marketingowych oraz automatyzacji procesów biznesowych. Lubię być na bieżąco z trendami marketingowymi, fascynują mnie rozwiązania i możliwości AI. W zespole SOLV współpracuję z copywriterami.
- 26 maja, 2023
- 26 maja, 2023
Spis Treści
| Jak działa filtr antyspamowy
Filtr antyspamowy to narzędzie używane przez dostawców usług pocztowych w celu identyfikacji i blokowania wiadomości, które są uznawane za spam. Istnieje wiele różnych metod stosowanych przez filtry antyspamowe, ale większość z nich analizuje pewne czynniki, takie jak treść wiadomości, nagłówki, adresy IP i listy nadawców, aby określić, czy dany mail jest spamem czy nie.
| Czynniki wpływające na oznaczanie maili jako spam
Istnieje wiele czynników, które mogą wpłynąć na to, czy maile wpadną do spamu. Niektóre z tych czynników to:
1. Słowa kluczowe
Filtr antyspamowy skanuje treść maila w poszukiwaniu określonych słów kluczowych, które często są związane z treściami niepożądanymi. Jeśli mail zawiera wiele takich słów, istnieje większe prawdopodobieństwo, że zostanie oznaczony jako spam.
2. Nagłówki i metadane
Filtr antyspamowy analizuje nagłówki i metadane maila, takie jak adres nadawcy, temat, adresy IP, i sprawdza, czy nie ma w nich czegoś podejrzanego. Jeśli nagłówki wyglądają podejrzanie lub pochodzą z niezaufanego źródła, to mail może nie trafić do skrzynki odbiorczej adresata.
3. Adresy IP
Filtr antyspamowy sprawdza adresy IP serwera nadawcy, aby ocenić, czy pochodzą one z wiarygodnych serwerów pocztowych. Jeśli adres IP jest znany jako źródło spamu, to wiadomość może zostać sklasyfikowana jako spam.
4. Listy nadawców
Filtr antyspamowy tworzy rejestry adresów IP lub domen, które mają reputację wysyłania spamu. Jeśli nadawca wiadomości e-mail znajduje się na jednej z takich list kontrolnych, istnieje duże prawdopodobieństwo, że zostanie ona uznana za niepożądaną.
| Dlaczego maile wpadają do spamu?
Teraz, gdy znamy niektóre czynniki wpływające na oznaczanie maili jako spam, możemy przejść do głównego pytania: dlaczego wiadomości wpadają do spamu? Istnieje kilka powodów, dlaczego to się dzieje:
1. Treść wiadomości
Jeśli treść wiadomości jest napisana niezbyt starannie, zawiera dużo literówek, nie jest związana z tematem lub jest powielona z innych źródeł, istnieje większe prawdopodobieństwo, że zostanie uznana za wiadomość niepożądaną. Unikaj pisania wielkimi literami, jaskrawych kolorów czcionek, nadmiernego używania emoticon lub znaków interpunkcyjnych!!!!!!!!!!! Ważne jest, aby tworzyć wartościowe i oryginalne treści, które będą interesujące i pożądane dla odbiorcy.
Upewnij się, że nagłówki są odpowiednio sformułowane i zawierają rzeczywiste informacje. Zadbaj o odpowiednie oznaczenia nagłówków, takie jak “Subject” czy “From”, aby były zgodne z treścią wiadomości. Ponadto, unikaj stosowania oszukańczych technik, takich jak wprowadzające w błąd tytuły, które mają na celu zwiększenie otwarć wiadomości.
Tytuł maila musi przyciągać uwagę i zachęcić do kliknięcia, ale nie może wprowadzać w błąd. Nie wpisuj w tytuł maila „RE:” czy „ODP:” sugerując, że Twój mail jest odpowiedzią (a nią nie jest). Nie wykorzystuj słów ponaglających jak: „pilne!”, „ostatnia szansa!”, „masz czas tylko do północy!”. Może to być uznane za nieuczciwą praktykę i wręcz zniechęcić od otwarcia maila.
2. Błędy w konfiguracji serwera
Kolejną przyczyną jest brak autoryzacji nadawcy czy błędy w konfiguracji serwera pocztowego. Wysyłając wiadomość, warto zadbać o autentyczność swojego adresu e-mail. Skonfiguruj odpowiednie rekordy DNS, takie jak SPF (Sender Policy Framework) i DKIM (DomainKeys Identified Mail), aby potwierdzić swoją tożsamość. Brak autoryzacji może skutkować tym, że serwery odbiorców uznają takiego maila za spam.
Aby Twoje maile były uznawane za wiarygodne i bezpieczne przez dostawców poczty, musisz zadbać o prawidłową konfigurację swojej poczty. Dotyczy to także mechanizmów uwierzytelniania poczty jak DMARC (Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance). Wszystkie te mechanizmy służą do potwierdzania tożsamości nadawcy i zapobiegania fałszerstwu adresów e-mail.
Skonfiguruj odpowiednio swoją pocztę za pomocą narzędzi dostarczanych przez Twój hosting (możesz w tym celu skontaktować się ze swoim dostawcą) lub platformę do email marketingu. Sprawdź też czy Twój adres IP i domena nie są umieszczone na czarnych listach (blacklistach), które gromadzą informacje o nadawcach podejrzanych o wysyłanie spamu. Jeśli tak się stało, podejmij kroki w celu usunięcia się z nich.
3. Niski współczynnik zaangażowania
Wysoki współczynnik zaangażowania, czyli interakcje użytkowników z Twoimi mailami, takie jak otwarcia, kliknięcia czy odpowiedzi, jest istotny w kontekście filtrowania spamu. Jeśli Twoje maile są rzadko otwierane lub ignorowane przez Twoich odbiorców, serwery pocztowe mogą uznać je za spam. Dlatego ważne jest, aby dostarczać treści, które są interesujące i wartościowe dla odbiorcy, aby zachęcić go do interakcji.
Zbuduj własną bazę adresową za pomocą formularzy rejestracyjnych na swojej stronie internetowej lub w innych miejscach, gdzie możesz dotrzeć do swojej grupy docelowej. Pamiętaj, aby uzyskać wyraźną i dobrowolną zgodę na wysyłanie maili oraz poinformować o celu i zakresie przetwarzania danych osobowych. Nie kupuj gotowych list adresowych ani nie zbieraj adresów w nieetyczny sposób.
W przypadku, gdy odbiorcy oznaczają Twoje maile jako spam, serwery pocztowe mogą nauczyć się identyfikować je jako niechciane. Dlatego ważne jest, aby dbać o jakość swojej listy mailingowej, eliminować nieaktywnych odbiorców i reagować na sygnały zgłaszane przez użytkowników. Jeśli otrzymujesz skargi na niepożądane maile, warto sprawdzić, co może być powodem i podjąć odpowiednie kroki naprawcze.
Częste błędy, które prowadzą do oznaczania maili jako spam
Podczas wysyłania wiadomości e-mail często popełnianych jest wiele błędów. Poniżej znajdziesz kilka przykładów:
1. Przesyłanie masowych maili z jednego adresu IP
Jeśli wysyłasz masowe maile z jednego adresu IP, to może to wywołać podejrzenia filtrów antyspamowych. Wysyłanie masowych maili powinno być zawsze zrównoważone, a najlepiej skorzystać z usług wysyłki wiadomości, które mają dobre reputacje.
2. Brak zgodności z zasadami CAN-SPAM
CAN-SPAM (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing Act) to amerykańskie prawo regulujące wysyłanie wiadomości e-mailowych komercyjnego charakteru. Zgodnie z przepisami CAN-SPAM, nadawcy takich wiadomości są zobowiązani do przestrzegania określonych zasad, w przeciwnym razie wiadomość może zostać uznana za spam.
Prawo CAN-SPAM wymaga, aby w mailach komercyjnych były zawarte informacje identyfikujące nadawcę oraz umożliwiające odbiorcom zrezygnowanie z dalszych wiadomości. Ponadto, wysyłający muszą podać rzeczywisty adres nadawcy oraz umożliwić odbiorcom łatwy sposób kontaktu z nimi. Wiadomości komercyjne powinny również zawierać informację o charakterze reklamowym.
Zgodnie z przepisami CAN-SPAM, odbiorcy mają prawo żądać zaprzestania dalszego wysyłania wiadomości reklamowych oraz musi być zapewniony łatwy sposób rezygnacji z subskrypcji. Nadawcy są również zobowiązani do przestrzegania takich żądań i nie mogą ignorować prośby o zaprzestanie dalszych przesyłek.
3. Nieaktualne listy mailingowe
Jeśli Twoja lista mailingowa zawiera wiele nieaktywnych lub nieprawidłowych adresów email, to wysyłanie maili na te adresy może skutkować oznaczaniem ich jako niechciane wiadomości-śmieci. Regularnie aktualizuj swoją listę mailingową i usuwaj nieaktywne adresy a także zachęcaj swoich odbiorców do aktualizacji swoich danych. Nie kupuj list mailingowych, nie wysyłaj niezamówionych wiadomości i postępuj zgodnie z zasadami etyki mailingowej. Przestrzegaj także przepisów dotyczących prywatności danych.
4. Niewłaściwe oznaczanie wiadomości
Jeśli sam oznaczasz swoje wiadomości jako spam lub stosujesz nieodpowiednie metody oznaczania, to może to wpływać na ich dostarczalność. Unikaj używania słów kluczowych spamowych w temacie czy treści wiadomości.
Porozmawiajmy o Twoim pomyśle
Napisz do nas
| Jak uniknąć oznaczania maili jako spam
Utrzymuj dobrą reputację nadawcy
Aby zwiększyć szanse na dostarczenie wiadomości do skrzynek odbiorczych, należy zadbać o autoryzację i reputację nadawcy. Skonfiguruj odpowiednie rekordy DNS, takie jak SPF i DKIM, aby potwierdzić autentyczność Twojego adresu e-mail. Monitoruj swoją reputację na czarnej liście nadawców spamu. Twoje wiadomości e-mail mogą trafić do spamu, nawet jeśli nie wysyłasz tego typu wiadomości, jeśli adres IP Twojego serwera e-mail był wcześniej używany przez spamerów.
Każda wiadomość e-mailowa jest wysyłana za pomocą protokołu SMTP, który jest powiązany z unikalnym adresem IP. Istnieją dwa rodzaje adresów IP: dedykowany i współdzielony. W przypadku współdzielonego adresu IP istnieje ryzyko, że jeden z użytkowników może wysłać spam, co może skutkować tym, że wiadomości od innych użytkowników będą trafiać do spamu lub w ogóle nie dotrą do skrzynek odbiorczych. Dzieje się tak dlatego, że reputacja współdzielonych adresów IP jest zależna od działań poszczególnych użytkowników (IP).
Aby tego uniknąć, koniecznie wybierz zaufanego i wysoko ocenianego hostingodawcę i dedykowany adres IP.
Przed wysyłką możesz sprawdzić za pomocą odpowiedniego narzędzia, czy Twoja wiadomość nie zostanie odrzucona przez filtry antyspamowe:
Nie umieszczaj zbyt dużo grafiki
Chociaż obrazy odgrywają ważną rolę, nie powinny dominować w newsletterach. Wielu specjalistów od email marketingu popełnia ten błąd: umieszczają w wiadomościach dużo grafiki, aby nadać im lepszy wygląd. Niestety, zaniedbują przygotowanie wartościowych treści sprzedażowych.
Generuje to dwa problemy.
Po pierwsze, nawet jeśli dołączysz alternatywny tekst do obrazu, osoby korzystające z czytników ekranowych mogą mieć trudności z jego odczytaniem. Druga kwestia dotyczy tego, jak dostawcy poczty, takich jak Gmail czy Outlook, postrzegają tę sytuację.
Duża liczba dużych ilustracji sprawia, że wiadomość staje się ciężka, a dostawcy poczty chcą wysyłać jak najwięcej maili. Jeśli twój newsletter jest duży pod względem rozmiaru, utrudniasz ich pracę i zmuszasz ich do wykorzystywania większych zasobów. Dlatego mogą zastosować filtry, przekierować wiadomości do spamu lub nawet je odrzucić.
Po drugie poza oceną rozmiaru wiadomości, dostawcy poczty zwracają uwagę również na ilość tekstu w newsletterze.
Oceniają, ile tekstu jest w porównaniu do ilustracji, aby oszacować jakość wiadomości. Dzieje się tak dlatego, że wielu nadawców spamu próbuje unikać filtrów opartych na analizie treści tekstowych.
Oczywiście, nie oznacza to, że twoje wiadomości powinny składać się wyłącznie z tekstu. Szczególnie, że badania wykazują, że maile zawierające przynajmniej jedną ilustrację mają wyższy wskaźnik otwarć niż czysto tekstowe.
Co więc robić, jeśli musisz umieścić obrazy w e-mailu?
Po pierwsze, sprawdź, czy twoja platforma do email marketingu automatycznie zmniejsza rozmiar obrazów w newsletterach.
Możesz skutecznie poprawić stosunek tekstu do obrazów, dodając więcej tekstu w stopce. Możesz wyjaśnić odbiorcy, dlaczego otrzymuje ten email, kto go wysłał oraz jak zarządzać preferencjami subskrypcji lub zrezygnować z subskrypcji.
Możesz połączyć to z wymogami wynikającymi z ustawy CAN-Spam Act i innych podobnych przepisów. Jednym z tych wymogów jest podanie nazwy i adresu firmy, która wysłała wiadomość.
Innym sposobem na poprawę stosunku tekstu do obrazu jest dodanie tekstu (nie na obrazkach) w wstępie do wiadomości oraz w opisach produktów. Dotyczy to również przycisków CTA, które można zakodować i wystylizować.
Monitoruj metryki wysyłki
Regularnie monitoruj wyniki swoich kampanii mailingowych, takie jak współczynnik otwarć i kliknięć, oraz reakcje odbiorców na Twoje maile. To pomoże Ci zidentyfikować problemy (jak np. błędne adresy mailowe) i dostosować swoje strategie wysyłki. Analizuj dane i reaguj na ewentualne problemy. Przeprowadzaj również testy A/B, aby sprawdzić, jakie elementy treści, nagłówków czy metadanych mają największy wpływ na wyniki. Dzięki temu będziesz mógł dostosowywać swoje działania i poprawiać skuteczność swoich maili.
Pamiętaj o parametrach
Tworzenie responsywnych mailingów to klucz do zapewnienia, że Twoje wiadomości będą dobrze wyświetlane na różnego rodzaju urządzeniach, od komputerów po smartfony i tablety. Badania pokazują, że coraz więcej osób korzysta z smartfonów i tabletów do czytania maili, a liczba użytkowników korzystających z komputerów stacjonarnych maleje. Dlatego tak ważne jest, aby Twoje maile były responsywne, czyli dostosowywały się do różnych rozmiarów ekranów.
Podczas tworzenia kampanii mailingowych warto zwrócić uwagę na kilka czynników, które wpływają na responsywność maili.
- Waga i wielkość: Pamiętaj, że wielkość Twojej kampanii ma znaczenie. Najlepsze rezultaty uzyskuje się, gdy waga wiadomości nie przekracza 100 kb. Optymalne wymiary to około 500 px, aby dopasować się do średniej rozdzielczości i wielkości ekranów. Im mniejsza waga i bardziej przystosowane wymiary, tym większa szansa, że Twoje maile będą wyświetlane prawidłowo.
- Zasady RWD: Najlepszą praktyką przy tworzeniu responsywnych kampanii mailingowych jest stosowanie zasad RWD (Responsive Web Design). Co to oznacza? Chodzi o to, aby układ Twojego maila automatycznie dostosowywał się do rozmiaru okna przeglądarki, na której jest wyświetlany. Dzięki temu bez względu na to, czy mail jest otwierany na komputerze, smartfonie czy tablecie, będzie on wyglądał dobrze i będzie czytelny dla odbiorców.
- Użyj odpowiednich narzędzi: Jeśli nie jesteś pewien czy Twoje maile są responsywne i dobrze wyświetlają się na różnych przeglądarkach, warto skorzystać z narzędzi, które pomogą Ci w tworzeniu takich kreacji.
| Skuteczne strategie dostarczania maili
Aby zwiększyć skuteczność dostarczania maili, warto zastosować kilka skutecznych strategii:
Personalizacja wiadomości
Unikaj używania spamowych słów kluczowych w treści i nagłówkach maila. Twórz wartościowe treści i dostosuj nagłówki do rzeczywistych informacji. Twórz spersonalizowane, interesujące i użyteczne treści, które będą przyciągać uwagę odbiorców. Unikaj nadmiernej promocji i reklamowania się, skupiając się na dostarczaniu informacji, które są dla odbiorców istotne i przydatne. Personalizuj wiadomości, tak aby były bardziej atrakcyjne i dostosowane do odbiorców. Wykorzystaj dane o odbiorcach, takie jak imię, nazwisko czy preferencje, aby dostarczać spersonalizowane treści. Odbiorcy mają większą tendencję do interakcji z mailami, które są skierowane do nich osobiście i zawierają treści dostosowane do ich potrzeb.
Testuj treści i nagłówki
Przeprowadzaj testy A/B, aby sprawdzić, które treści i nagłówki mają większą skuteczność w dostarczaniu maili.
Tytuł maila to pierwsza rzecz, na którą zwraca uwagę odbiorca. Jeśli jest on zbyt ogólny, niejasny lub nieadekwatny do treści maila, może zostać uznany za spam. Podobnie jest z treścią maila, która powinna być zgodna z tytułem i odpowiadać na potrzeby i oczekiwania odbiorcy. Unikaj też używania słów lub zwrotów, które mogą być podejrzane dla filtrów antyspamowych, takich jak „za darmo”, „gwarancja”, „kliknij tutaj”, „ostatnia szansa”, „oferta specjalna” czy „zamów teraz”.
Co zrobić? Stwórz tytuł maila, który jest atrakcyjny, konkretny i adekwatny do treści maila. Nie wprowadzaj odbiorcy w błąd ani nie obiecuj czegoś, czego nie możesz spełnić. Zadbaj też o to, aby treść maila była wartościowa, spersonalizowana i dopasowana do profilu odbiorcy. Unikaj nadmiernego używania wielkich liter, znaków interpunkcyjnych czy słów-kluczy wyzwalających filtry spamu.
Zawsze dodawaj link do anulowania subskrypcji
Posiadanie widocznego i łatwo dostępnego linku umożliwiającego wypisanie się z listy nie tylko wpływa na jej dostarczalność, ale jest również wymogiem prawnym. Jeśli ktoś kliknie link rezygnacji z subskrypcji, musisz ułatwić mu rezygnację z subskrypcji i przetworzyć żądanie w ciągu 10 dni.
Aby zapewnić zgodność, umieść link “Anuluj subskrypcję” na dole wiadomości, który przekierowuje do strony z potwierdzeniem rezygnacji z subskrypcji. Unikaj stosowania podstępnych taktyk, takich jak niewidoczne czcionki lub długie formularze rezygnacji.
Podejrzane linki w wiadomości
Aby uniknąć problemów związanych z filtrowaniem antyspamowym oraz budzenia podejrzeń, ważne jest, abyś przestrzegał kilku zasad dotyczących linków w wiadomościach:
- Unikaj umieszczania linków do domen kojarzonych ze spamem i złośliwym oprogramowaniem. Filtry antyspamowe często traktują takie linki jako poważne zagrożenie.
- Jeśli przesyłasz link do uczciwej witryny, unikaj skracania go za pomocą narzędzi, które ukrywają długi adres. Skracacze linków mogą wzbudzać podejrzenia i być oznaczone jako podejrzane przez filtry antyspamowe.
- Nie podlinkowuj słów sugerujących inną domenę. Na przykład, jeśli używasz słowa “twojafirma.pl”, nie przekierowuj użytkowników na stronę “landing.twojafirma.com.pl”. Tego rodzaju praktyka może być uznana za podejrzaną.
- Unikaj umieszczania linków lub przycisków, które powodują wielokrotne przekierowania. Powtarzające się przekierowania również mogą wywołać podejrzenia.
| Korzyści dla firm
Dobra dostarczalność maili ma wiele korzyści dla firm. Oto kilka z nich:
- Większa skuteczność marketingu: Dobre dostarczanie maili pozwala na dotarcie do większej liczby odbiorców i zwiększenie skuteczności działań marketingowych.
- Wzrost zaangażowania klientów: Kiedy Twoje maile trafiają do skrzynki odbiorców, istnieje większe prawdopodobieństwo, że odbiorcy otworzą i wejdą w interakcję z nimi, co prowadzi do większego zaangażowania.
- Wiarygodność i reputacja: Dobra dostarczalność maili buduje reputację Twojej firmy jako zaufanego nadawcy, co przekłada się na większe zaufanie klientów i partnerów biznesowych.
- Większy zwrot z inwestycji: Skuteczne dostarczanie maili pozwala na lepsze wykorzystanie inwestycji w kampanie marketingowe, co prowadzi do większego zwrotu z inwestycji.
Niedostarczony email może być przyczyną problemów, jeżeli mail do innej firmy z kontraktem lub do księgowego z uzupełnieniem informacji podatkowych nie trafi do odbiorcy.
| Narzędzia antyspamowe
W celu poprawy dostarczalności maili istnieje wiele narzędzi antyspamowych, które można wykorzystać. Oto kilka popularnych narzędzi:
- SpamAssassin: open source’owe narzędzie antyspamowe, które analizuje maile pod kątem cech spamu i przypisuje im wynik oceny.
- Barracuda: Kompleksowe rozwiązanie antyspamowe, które wykorzystuje zaawansowane algorytmy do identyfikacji i blokowania spamu.
- Mimecast: Platforma do zarządzania mailem, która oferuje zaawansowane funkcje ochrony antyspamowej.
| Podsumowanie
Kiedy wysyłasz maila, istnieje zawsze ryzyko, że zostanie on oznaczony jako spam. Czynniki takie jak słowa kluczowe, nagłówki, adresy IP i listy nadawców mogą wpływać na to, czy mail trafi do skrzynki odbiorczej czy też nie. Ważne jest, aby unikać słów kluczowych spamowych, dostosowywać nagłówki i dbać o reputację nadawcy. Dostarczanie maili może być skomplikowanym procesem, ale zastosowanie odpowiednich strategii i narzędzi antyspamowych może pomóc w zwiększeniu skuteczności dostarczalności maili i osiągnięciu pożądanych rezultatów marketingowych.
| FAQ
Jakie są najczęstsze słowa kluczowe spamowe?
Najczęstsze słowa kluczowe spamowe to m.in. “wygraj”, “promocja”, “rabat”, “kup teraz” czy “szybkość”. Ważne jest unikanie takich słów w treści i temacie wiadomości.
Czy wysyłanie dużych załączników może wpływać na oznaczanie maili jako spam?
Tak, wysyłanie dużych załączników może zwiększać podejrzenia filtrowania spamu. Warto rozważyć inne metody przesyłania plików, takie jak linki do pobrania zabezpieczone hasłem.
Czy korzystanie z oprogramowania do masowego wysyłania maili jest bezpieczne?
Korzystanie z oprogramowania do masowego wysyłania maili jest bezpieczne, o ile jest ono używane zgodnie z zasadami i nie nadużywa systemu. Ważne jest przestrzeganie regulacji dotyczących wysyłki maili komercyjnych.
Jak można poprawić dostarczalność maili do skrzynki odbiorczej?
Aby poprawić dostarczalność maili, warto skonfigurować autentykację DKIM i rekordu SPF, utrzymywać dobrą reputację nadawcy, personalizować treści maili oraz regularnie aktualizować listę mailingową.
Podsumowując, dostarczalność maili jest istotnym aspektem dla firm. Przestrzegając zasad i wykorzystując skuteczne strategie zwiększysz szanse na dostarczenie maili do głównej skrzynki odbiorczej swoich subskrybentów i osiągniesz lepsze rezultaty kampanii e-mail marketingu.
